枫糖地瓜／新鲜人防腐剂（五）时间管理
▲图／ Image: FreeDigitalPhotos.net
在奥美工作的时候，最常做的事情就是抓时间表。当时我的大老板送给我的一句话是：『身为一个广告业务执行，妳的第一个基本功是时间管理。』
当年我有幸参与到2003年～2005年最后一段『手机王朝盛世』，当时广告公司投注两个TEAM在这个客户上，每个TEAM各自负责不同产品线，常常是早上A TEAM十点到客户那开会，下午两点B TEAM又接着去开，傍晚四点A TEAM又得跟客户开会。 我最高纪录一天去客户办公室三趟，跑到客户还问我：『需要我桥一个角落给你在这上班吗？』
客户端只有两个人要统筹所有手机上市行销活动：一个月有1~2支新手机上市、1~2支旧手机促销、时不时要来个情人节优惠、年中促销、年终好康推荐、农历年汰旧换新活动，再悲惨一点来个年度计划或品牌更新规划。
此外，对内有公司内部横向沟通、对外要管理广告、媒体、网路公司，真的没有想像中容易，会得躁郁症也是人之常情。于是乎，客户要求服务的代理商每周固定开会报告工作进度并在早十点前寄出things to do以监督进度。
这个恐怖命令让我周周几乎花上好几个小时在更新进度，每天上班第一件事情就是写things to do，当年的折磨却养成我按表操课的习惯，打下管理时间的基础，即使我后来离开广告圈，这样的思维与习惯依然如影随形：
任何事情都有目标，当你被交配到一个任务，你必须要清楚知道这个任务的目的是什么。有了目的，才会知道自己的任务是否在正确的轨道上。
新鲜人要快速成长，就要训练自己不能只看当下做的『执行』，而是去看『执行』背后的『流程』，透过『流程』去洞见一个产业know how。
任何一个任务都有个交期。有交期就表示有下一个环节，有下一个环节就表示有下下一个环节，『环环相扣』就足以让你看到全貌，你可以选择于只知道当下，也可以借由抓时间表提前预习未来。
2. 设下闹钟，天天things to do
如果你是认真上进的新鲜人，能够认真执行时间表，你就会很轻松地知道『在什么时候，该做什么事情』。听起来很简单，可是很多新鲜人常常被批评『要讲一下、才动一下』，为什么？就是因为没设定闹钟…绝大部分新鲜人压根不知道下一步要做什么吧？！因为脑袋里只有今天。
懂得宏观地去抓时间表，自然会知道自己现在处于那个点上，该往哪走、下一步是什么。职场上的时间，天天都得帮未来做准备，今日所作的每件小事，都是未来某个大事的完成，你不能只是活在当下，要眼看未来、预设闹钟，闹钟响了，就往前进。
我习惯随身有一本时间记事本，每人习惯不同，可以月、周或日为单位。时间表不管是抓在档案里，还是抓在脑里，最后都要登记在记事本里。周一要看一下本周最重要的事情是什么，在哪一天要有进度，下班前检视今日应完成是否完成，如果未完成或有异动，就必须重新安排，写在明日待完成事项。
▲每天早上我都很清楚今日的things to do，下班前为我的things to do打上一个check是最爽快的事情，再列出明天things to do，提前做准备。(图片来源： Image: FreeDigitalPhotos.net)
3. 提前准备，从容应对
当你知道你两天之后该做什么事情，你就会懂得提早准备。就像你知道下个月五号要缴信用卡帐单，你就知道要提前把钱先留起来（当然这比喻不包含卡债族）。如果你知道下个月可能缴不卡费，那就该开始缩衣节食，而不是大鱼大肉。
提早准备是想赢在起跑点、得到老板欢心的最佳利器。同事会觉得你怎么这么积极、老板会觉得你怎么这么聪慧、一点就通。
时间就是最好的筹码，多一点时间思考、多一点从容，多一点游刃有余，往往会有更好的建议或想法。没时间观念的下场一定是火烧屁股，然后屋漏偏逢连夜雨，最后整天处理烂摊子，又延误到下一个工作进度。
4. 给自己deadline：
很多时候事情拖拖拉拉的主因，就是因为没有时间压力、没有deadline。在电影产业，只要超过时间没把宣传相关素材制作出来，错过了上片前三周的黄金宣传期，即便你预告再好、电影再强都是一场空。时间到了、宣材就是要出来，抢时间成为最重要的功课。
▲给自己deadline，让自己在时间内做到最好，时间到了坦然放下move on。(图片来源： Image: FreeDigitalPhotos.net)
虽然人都会要求完美，但过度要求完美只是让自己陷在一些鸡毛蒜皮的小事上。部落格是兴趣不能维生，我必须要投注时间在学习语言或一技之长，所以我开始规定自己必须在哪些天写那些文章，每次只能写三小时。虽然这真的是自我虐待，尤其是在我没灵感的时候。
但很多事情都是逼出来的，有时间压力才能激发潜能。否则我可能花三个小时都在写第一段，修修改改、永无止尽，改到我开心为止。这样的修改是小节，对整个部落格是没有意义的、我也不会因为改到超完美赚到钱。
要懂得给自己时间压力，要求自己在时间内尽力做到最好，时间到就要交卷，否则只是浪费青春。
当你对手上工作的所有进度都了然于心，就会知道哪些事情今天不做、明天会出包，哪些事情是有余地可以移到明、后天。遇到需要判断事情优先顺序时，才能做出最正确的顺序。
通常觉得每件事情都很重要的人，往往就是没有时间观念的人，除非你两件事情的deadline不得已刚好是同一天，但如果你懂得时间管理，早知是会撞期，就该懂得错开处理，提早做时间分配，而不是让自己处于进退两难的局面。
直到今日，我仍然有『按表操课』的习惯，把每周固定要做的事情、发稿日列上，知道自己哪一周比较忙碌，两天前我就会开始思考自己要写的内容，以免写稿那天开天窗，甚至提前把文章写完。唯有当你学会控制时间，才不会让时间控制了你。
●作者枫糖地瓜，所发表相关文章于个人部落格『枫糖地瓜』中，目前为《ETtoday新闻云》合作名家。以上言论不代表本报立场。