管理前哨站／掌握3S原則 工作更有效率

人们做事的习惯，大略可分为两种方式，第一种是目标明确，头脑清晰，善于「化繁为简」。第二种是不明就理，得过且过，有意无意的「化简为繁」。这两种方式结果有着天壤之别。

科学管理主张力行简单化（Simplification）、标准化（Standardization）、专业化（Specialization），目的在于提高工作效率，降低成本，简称3S原则。简单化可以使问题看得更清楚，容易掌握重点，不致走错方向；标准化可以使工作依照标准作业程序，按部就班进行，不容易出差错；专业化旨在专业分工，减少重复作业，可以大幅降低成本。

提高工作效率的方法很多，人人都了解其中的原理与要领，然而实务上常见背离原理的现象，浪费社会资源，阻碍企业发展。究其原因不外下列几个层次。

一、全然不知

不知为不知，不知非过错。没有受过相关训练，没有专人教导，没有高人指点，不知道有符合科学精神的方法可用，只好土法炼钢，往往事倍功半、徒劳无功，工作效率低落，乃意料之事。

「不知」其实是可以有方法弥补，只要有心学习，有人指点迷津，天下无难事，把「不知」转换成「精通」，指日可待。

二、决策错误

决策错误，走错方向，浑然不知，以致出现效率低落现象，对组织造成严重伤害，也是实务上常见现象。有些管理者资讯不足，思虑欠周，有些是时间匆促，在不得已情况下，紧急做了不完美的决策，对公司造成不利的结果。

有些错误决策是妥协的结果，也可能是被刻意「操弄」的产物，忽略理性决策的重要价值，定力不足，没有站在公司立场思考，牺牲公司及股东的利益，常言道「错误的决策比贪污更严重」，非常不可取。

三、明知故犯

有些决策者，心存不正，扭曲事实，是非不分，明知不应为而为之，把简单事情弄得很复杂，让相关人员及顾客无所适从，造成「混水好摸鱼」情境，甚至营私舞弊，阻碍公司发展，这是最不可原谅的错误。

解决明知故犯问题，除了重视决策者的人品与人格之外，最好的办法就是从建立制度着手，型塑优质的企业文化，营造开诚布公的管理风气。善用制度管理，拔擢好人出任要职，断绝明知故犯的机会，让这些「犯意」无所遁形。

企业员工及顾客，都希望公司在设计工作时，本着科学的「剔、合、排、简」精神，剔除不必要的工作，缩短作业流程，整合及合并相关作业项目，重新排列作业顺序，务实简化工作，让工作者轻松愉快，胜任无虞，提高效率，降低成本，让顾客确实感受到服务快速，态度亲切，给予最佳好评。

公司在设计工作时，掌握KISS（Keep it Simple and Stupid）原则，以同理心思考员工和顾客的需求与期望，通常都可以达到简化工作，提高效率的目的。

对内就连新手员工都易懂易行，迅速上手，轻松自如，乐在工作；对外赢得顾客信任与满意，广收口耳相传效应，获得连连的掌声。