经理人／改变一生的行事历规画术
随着数位工具的普及与便利，行事历选择变得多样性，该选用纸本还是数位行事历？ 分析自己惯常的工作模式，选择能帮助你有效完成一件又一件事情的行事历，不论纸本或数位，都好！
成功学大师史蒂芬‧柯维（Stephen Covey）提出了成功者的7个习惯：「主动积极」「以终为始」「要事第一」「双赢思维」「知彼解己」「统合综效」和「不断更新」，这7个习惯中，你觉得哪一个最难做到？ 很多人都以为是必须与他人协同合作的「统合综效」，或是必须持之以恒的「不断更新」，然而睿仕管理顾问大中华区总裁陆强表示，在针对所有上过柯维成功7习惯课程学员所做的问卷回收中，大家认为最难做到的，其实是「要事第一」。「先做重要的事」这么理所当然而且能够操之在己的事，为什么却被所有人公认难以达成？因为在这个充满不确定性的时代，变动、忙乱、突发状况层出不穷，当这些紧急的事情（但多数却是琐事）一而再，再而三的出现，人们就会被「赶着处理」的紧张情绪牵着走，想说先完成紧急的小事，再来处理重要的大事，于是那些要事就被迫一延再延，最后落得完成无期。写好行事历，创造工作的充实感当生活中充满了无法完成的大事，挫败感也就油然而生，正如许多人都曾感叹，自己忙了一天，却觉得一事无成。想要摆脱这种忙碌却无成的状态，日本记事本达人佐佐木香在《活用记事本设定工作目标》中表示，其实有一个超简单的脱困良方，那就是「写行事历」。佐佐木香指出，忙或不忙其实不是问题，真正的问题是，「你知不知道自己为何而忙？」如果忙碌可以达成预定的目标，忙就会变成「生活充实」；反之，若是漫无目的、毫无目标的忙，只会让人身心俱疲。透过「写行事历」，能让一个人思考自己为何要在某个时间做某件事，一旦厘清每个时段的工作目标与进程，即便还是同样的工作，做起来的心情也将完全不同，因为你会明确感受到，自己的开始与终点在哪，而且正从完成一件又一件事情中，累积生活的成就感。「光是好好写下行事历，人生就会完全不同，」佐佐木香表示，很多人都以为，时间管理就是要将时间运用得更精确，但其实光是完成「订立行动计划」，就已经是实践时间管理术的最好方式。只要每天早上花上10分钟，就能掌握让生活更幸福的秘诀，「一切改变，都在一瞬之间」。无法数据化的目标，就无法执行要让拟定行事历带来幸福，关键就是改变「有什么填上什么」的被动做法，从主动的角度出发，先找出自己真正要完成的目标，排定后，再将其余小事放入剩余的空档中。这就是柯维「要事第一，小事其次」的关键概念，也是几乎所有时间管理专家所推荐的行事历必备技巧。「对于非做不可的事，先确保时间是很重要的。先向自己预约时间，远比与别人约定的事来得重要，」佐佐木香强调，①将想做的事一个个明确列出，然后②化成具体数字，接着③决定先后顺序，并④具体算出可用天数，最后⑤写在行事历上，这5步骤就是行事历撰写的基本原则。 在这5步骤中，步骤2是许多人行事历规画会失败的主因，列出了目标、决定了顺序，就放进行事历中，结果低估了完成所需的时间，事情超过预期时限还做不完，内心烦躁不堪，计划排程也随之大乱。所谓的「数据化」，《记事本圆梦计划》作者熊谷正寿表示，其实就是「工作拆解」，将想做的要事拆分成一个一个可以明确化为时间数字的小事，当行动分量数值化后，才能知道得花多少时间来做，做到什么程度算是完成一个段落，也才能明确掌握工作的成就感。熊谷正寿强调，「无法数据化的目标，根本就称不上是目标。」唯有透过数据化，才能逐一体会阶段性达成目标的喜悦，进而转化为朝下一个目标前进的动力，工作也才会快乐。纸本、数位或并用？找出你的最适模式了解了写好行事历的原理原则，那该采用什么做法呢？过往，都是使用纸本手帐，透过涂写，把生活的纪律、创意与感动都收纳进去。然而随着智慧型手机与平板电脑的普及，愈来愈多人感受到数位工具的便利性，开始迟疑「我是不是也要改用数位工具呢？」针对这个疑问，《日经Trendy》2012年11月号「最强手帐选拔2013」专题中做了普查。在日本，目前有20.9%的人是纸本派，19.1%的人是数位派，而有高达59%的人是两种皆用；展望明年，纸本与数位的拥护者旗鼓相当，各约18%，然而有62%的人决定走向两者皆用的模式。「纸本与数位其实没有孰优孰劣，两者只是介面的不同，背后行事历的写法和原理都相同，」从纸本用数位、长期钻研行事历各种用法的PCuSER主编黄钟毅说道，纸本涂写方便、便于附加实物的特性，是许多人累积点子时不可或缺的好帮手；然而云端技术的无所不在，以及数位资料的高度整合性，也让需要使用大量资料的人倍觉方便。「分析自己惯常的工作模式，哪种模式能让你感到『记录真好』的热情，就是最适合你的行事历做法！」黄钟毅强调，不用局限自己一定要使用哪一种方法，单用一种、不同情境用不同种，或是两种都用都可以，但先决条件，就是必须先知道哪一种能带给你最大的利益。又到了年底，一起来了解纸本、数位与并用的技巧，2013年，就从写行事历开始，让自己更成功吧！ 能让你感到『记录真好』的热情，就是最适合你的行事历做法！（整理‧撰文 / 谢明彧 编辑 / 郭明琪，本文取材自《经理人月刊》2012年12月号）更多精彩文章请见本期经理人月刊「改变一生的行事历规划术」，全国超商书店热销中！