纽约．东京．停看听－美日办公室 指定席VS.自由座

最近有许多企业开始推出「折衷式自由席」方式，成效如何有待时间验证，但也显示办公室里的座位安排攸关企业表现，不是可忽视的「小问题」。

在企管顾问公司等员工常出差或不在社内工作的企业，自由座位早已有很长的历史。近年由于企业内外的网路设备支援和云端资料储存系统越趋发达，员工不需长期待在办公室也能随处在家里或外面工作，特别是在办公室租金日益高涨的大都市，能有效利用空间的自由座位制，成为许多美日企业的新宠。

虽然日本和美国在对办公室座位配置的传统和想法不同，但由于上述理由，两地在近年都有越来越多企业引进自由座位制，包括日本的休闻服饰业龙头Uniqlo、文具用品大厂Kokuyo（国誉）、美国的美国运通、PwC等。

虽然不少企业当初引进自由座位，最主要理由是希望有效调度员工因请假或出差时的座位使用率，或是减少私人用品或不必要的文件屯积占据公司空间，但打破部门间的壁垒、增进不同部门员工的交流、激发灵感、让公司气氛更活泼等都是原因之一。对员工来说，避免被迫和不喜欢的同事一直坐一起，也可减轻压力。

不过实施以来，也有许多员工怀念过去的固定座位制。有人觉得没有自己固定的桌子，不能放些自己家人照片等，总觉办公室少了些人情味和自己的风格。每天要花时间把东西从置物柜中拿出、摆放、收进收出等，浪费时间。

或是有些员工还是倾向和同部门或熟识的人坐在一起，没有跨部门沟通效果。特别是习惯于有个人办公空间的美国员工，尤其不适应这种开放式又不固定的办公室。由于大家坐的地点经常变更，部门内的沟通反而不如从前。

为了克服自由座位空间的缺点，不少企业最近推出折衷式自由座位。例如，要避免老是和同一些人坐在一起，有些企业推出抽签制，员工每天到公司后就透过抽签决定当天坐哪里，既公平又没有争议，也达到异部门沟通效果。

又或是采取混合型、目的导向座位制。例如，依目的画分办公室区域为讨论区、海外沟通区、个人作业区等，有开放型空间大家一起使用，也有个人需要安静时的作业空间。当天员工依自己业务不同需求就把电脑等带到不同区域，既有沟通效果，又能各取所需。也有企业规定两小时就换一次座位，清醒一下头脑。

经理人也可将新进员工或刚调部门的同事尽量安排在自己座位附近，方便沟通和人才教育。如有大型跨部门计划进行需密集沟通时，也可用区域预约制，让计划成员在计划期间都坐在邻近区域，增进效率。部门主管更要增进部门内沟通机会。

也有企业仍维持固定座位制，但出差或休假的员工的座位会出借给从别地来的出差员工工作，采事前预约制，如此仍能达到部分节省空间成本的目的。或是办公室桌椅采用容易移动合并的设计，需要坐在一起时就能迅速创造共同工作空间。

没有清楚的共识来了解希望达成的目的，再完美的制度都会失败。企业如已有了完善的软硬体设备可实施自由座位，最要考虑的是实施的目的为何。实施之后也要定期了解员工使用情形和意见回馈，做必要修正调整。由于与没见过面的同事一起坐的机会增加，员工数众多的公司更要贯彻随时配载识别证，避免安全危机。

「办公室坐哪儿」 不只牵涉到平日工作沟通和聊天的对象，更与工作效率、创意、动机与情绪密切相关。毕竟对上班族来说，与身边同事见面的时间常超过与家人相处时间。要「自由席」还是「指定席」，是企业经营者值得花时间深思的课题。（本文作者为专栏作家）