數位沛方／建立SOP 掌握三大原則

这几年辅导的团队中，有一些是属于比较年轻的企业或是部门，他们最常面临到的一个问题，就是不知道该怎么做才是比较好的做法。因为公司太年轻，大家都没相关经验，在草创时期员工人数少时，管理还算容易，但当规模逐步成长，更多人加入团队后，因为过往大家各自的经验不同，就会开始造成作业上，无论是在分工或是做事顺序方面产生歧异。

各种歧异会影响工作上的效率，这时候就很需要建立标准作业程序（SOP）来协助管理。以下是企业做SOP时需留意的三个状况，分别说明如下。

一、找公司最熟悉该职务的人来做

写SOP时，务必要跟第一线实作的人来讨论如何撰写，而不是由一个不负责该项目的管理层撰写，因为若不是真的实作，很可能会不知道做快做好工作的关键点为何，容易变成纸上谈兵。而若把这样的东西拿去给同样不熟悉作业流程的新人去做，很可能造成工作效率更加低落。

二、图文共存方便阅读

因为组织中每个人都有自己要做的工作，所以当新人加入后，很难随时有人跟在旁边指导，因此在制作SOP的内容时，最好能将文字与图片共同加入，甚至可以加入影片的部分，方便新手独立学习操作。

不过，请记得不是把SOP丢给新人后他就一定能自己操作，仍是需要有较熟悉相关作业的同事定时关心学习进度，避免新人觉得都没人在关心或教学，而产生离职念头。

另外，因为这份手册有可能是给刚出社会的新鲜人或刚投入产业的新人看，因此在用词上也建议通俗易懂，或专有名词旁要注记说明。

三、定期检视SOP内容

科技进步神速，过往最佳的作业流程，很可能会因为新工具的导入而变成过时，所以组织可以定期找相关的同仁来讨论，该作业流程是否还适用？是否有机会让整个流程是更有效率？因为改善效率，就是增进组织的竞争力。

例如常见的签核作业，从过往动辄要好几天的纸本南来北往送达，到现在电子签核只需要短短数分钟甚至数秒，都是在帮我们和时间竞赛、更有效率的作业。

以上三点，是我自己在协助企业时发现最常卡住的地方，特别是对于完全没做过的组织或个人，第一次制作时一定会觉得很困难，甚至不知道到底某个动作是不是需要记录、或怀疑这样真的就是最好的做法吗？这都是很正常的状况，建议能记录细一点就不要写太简略，因为很可能习以为常的事情对新人来说是他从没想过的。

至于是不是最佳的作法，如同上面提过，作法很可能会随着时间进步，所以若之后发现更有效率的完成方式，那就再更新调整。

在员工愈来愈不容易找的情况下，我们必须想办法让愿意来的新人能够快速上手，不但能增加有效的工作人力，员工也会觉得这是间有制度的企业，也更容易进入状况，替公司带来产值。

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