唐凤用「番茄钟工作法」高效管理时间　适合3种人学起来

▲政务委员唐凤曾提到自己采取「番茄钟工作法」，高效率的管理时间完成每一件事。（图／翻摄自唐凤脸书）

文／刘奕酉

近日在商周上有一篇关于专访唐凤谈论远距工作与数位工具的文章，引起许多朋友不少的讨论。除了她在这次防疫上透过大数据及人工智慧，制作专业口罩地图及防疫路线，为台湾防疫把关作出的贡献之外，她在专访中提到的番茄钟工作法，又再一次被拿出来讨论。

什么是番茄钟工作法？番茄工作法，是一个超过三十年的时间管理工具，将焦点放在如何降低干扰对于认知上的影响，将更多的精力放在正在完成的事项上。

这套方法包含了五个阶段：规划、追踪、纪录、处理与可视化，简单来说．规划：决定一天的行动（Things to do today）．追踪：收集行动的相关数据．纪录：将一天所得的数据整理归档．处理：将数据转化成资讯．可视：视觉化展现找出改善之处与方法

首先，找出完成事项耗费的精力？以一个番茄钟为单位来计算。

一个番茄钟为25分钟，完成一个番茄钟就短休息3～5分钟，再展开下一个番茄钟；每完成四个番茄钟就长休息15～30分钟，以此类推。在纪录表上写下每个事项完成需要几个番茄钟？

番茄工作法的目标是确保当前工作不被干扰。尽量延迟这些干扰的活动，力求按部就班，纳入由自己掌握的计划钟。

如果你是个容易受到干扰而分心，或是不懂得拒绝别人的要求，导致自己的步调总是被打乱、老是被牵着鼻子走的人。我想，番茄工作法可以帮你改善这个问题，重新夺回专注力的主导权。

番茄钟工作法的本质：管理有限的专注力

我个人没有在使用番茄钟。正确地说，我「以前」用过，但现在没有「照着公式」在使用。

对于番茄钟工作法的使用者来说，许多人会以一天能完成几个番茄钟为目标，但其实是误解了时间管理的本质。

时间管理的本质，不是做更多事，而是用更短的时间完成目标；也就是提升效率与效能，而不是拉长工时。

假设你已经懂了番茄钟，原本需要8个番茄钟才能做完的事，现在只需要5个；然后发现这件事根本没必要做，这5个番茄钟其实可以省下来，用在更有价值的事物上。

你发现了吗？

时间管理追求的是「少」而不是「多」，任何的时间管理方法，包括番茄钟，都是建构在「有价值的」任务上。也就是说，待办事项的管理必须在时间管理之前做好，才会让时间管理有意义。方向错了，方法再对也到不了终点。只是瞎忙一场，徒增意义不大的经验值而已。

常被问到的问题：我需要使用番茄钟吗？我想这个方法适合三种人：1️、不够自律的人2️、投入工作，就不懂得休息的人3️、喜欢照表操课的人

通常，做事效率不好的人，是因为不懂得掌控自己的专注力。而人的专注力是有限的，必须透过转换与休息来维持长时间的高度专注。

就像工厂的产能排程一样，不是开到最大就好，必须考虑到产线与维养的排程，不然挂机了更得不偿失。

番茄钟的本质，就是人的专注力有限。孩童的专注力大约20～30分钟，成人约30～45分钟，接近临界点时注意力就会开始涣散，效率开始下滑。所以需要休息，消除认知疲劳、来重新将专注力抓回来。

一个番茄钟设定为25分钟，可以说是多数人的专注力的临界安全值。如果你发现自己的专注力可以维持40分钟，那么也可以调整自己的番茄钟单位。

很多能力很强的人，总是不懂得配速，全力冲刺的情况下，短时间或许看到不错的成效，但长期来说未必能持久，还会产生负作用。

我认为对于刚开始学习的人来说，番茄钟工作法有四个价值。番茄钟的第一个价值，在于强迫你休息，以舒缓专注力空间的平衡，即使你不懂得如何管理专注力空间。

番茄钟的第二个价值，在于外在约束的规律性。自律是违反常态的，所以有规则可以依循、可以管控自己，人会感到比较安心。同时，也可以省下专注力在从事的任务上，毕竟自律所耗损的专注力也是颇高的。

番茄钟的第三个价值，学会时间颗粒的概念。你会习惯估算时间、懂得将任务拆分为多个小任务，在持续有产出的情况下，也会让你更有成就感往前进，是一种无形提升专注力的方式。番茄钟的第四个价值，在于协同。

为了让团队产生最有效率的运作，发挥一加一大于二的成效，时间管理需要共同单位，而25分钟就是所有人的最大公约数。如果每个人都用自己的番茄钟单位，就无法协同。

因此，了解了番茄钟的本质，你该进一步追求的是专注力空间的管理。

有一个「心流」的说法，就是专注力空间的技巧，让你在专注力最好的状态，用最有效率的方式执行任务。

番茄钟是一个简单、有效的时间管理养成工具，但是当你已经熟练这个工具，希望进一步提升效率与效能，或是觉得这个工具自己操作上总是格格不入。或许，你该从本质出发，思考找到自己的专注力管理方式，调整这项工具。

我一直相信，是人使用工具，而不是工具控制人。工具既然是人创出来的，当然也可以修改、或是自己再创造一个，是吧？时间管理的钟，应该在你心中。

我从番茄钟工作法中体会到的三件事番茄钟工作法不只是一个时间管理工具。在实践这项工具的过程中，我更体会到三件重要的事：1、倦怠管理：该休息，就要休息2、时程管理：培养出时间颗粒的意识3、效能管理：提高专注力、避免无谓耗损

第一件事，是做好「倦怠管理」人的大脑持续运作会消耗专注力。如何让大脑有效运用专注力、避免空转耗损，懂得在工作与休息之间适度的切换，大脑才会更有效率也不会过劳。在不少文章中都有提到过，高效工作者知道自己能承受的压力是有限度的，并且会认真看待那个极限，通常是以50～90分钟的密集工作为一个单位，两次密集工作之间会穿插短暂的7～20分钟休息。

过劳倦怠，常常出现在竭尽所能发挥自我的人身上。这样在压力与休息之间轮流切换，可以让人维持巅峰表现所需要的体力、心力和热情。而番茄工作法在每一个番茄钟之间都安插了一个短休息、每四个番茄钟之间安排一个长休息，与上述的做法如出一辙，只不过用更简单、规律的方式。

第二件事，是做好「时程管理」以秒、分或小时来衡量时间，都会感到时间「持续」流逝而焦虑，觉得沮丧而失去做事的动力。如果改为事件接续的角度来看待时间，将时间切成颗粒似乎就比较不会导致焦虑。

时间颗粒，就是一个人安排时间的基本单位，也是一个人看待时间的方式。

多数高效工作者的时间颗粒会控制在30分钟到一小时之内，而番茄工作法就是以30分钟为单位，其中25分钟工作、5分休息。养成时间颗粒的意识，就能简化时程计算、预估与管理的过程，将专注力放在完成工作上。

第三件事，是做好「效能管理」就如同所有的时间管理法一样，番茄工作法是为了节省不必要的时间浪费，而不是榨出时间做更多。我们该拚的是时效、而不是时长，而时效与专注力有很大的关联。

人的专注力有限，而受到干扰分心、切换任务都会使得专注力耗损，如果能减少这些耗损，就能提高效率、完成更多的任务。面对干扰，主动夺回主导权最好的方式，就是延迟这些干扰的处理，先记下来、再来安排怎么处理它。

数位时代，番茄钟工作法还能发挥功效吗？面对着数位时代带来的影响，网路与社群媒体改变了我们的习惯与行为，甚至可能都用手机取代用手表与时钟了。这套方法还适用吗？

其实，从番茄工作法的本质「减少干扰的影响、提高专注力」来看，数位时代的干扰有增无减，能让我们分心的东西实在太多了，反而更需要番茄工作法的协助，当然应对干扰的难度也更高。

过去使用计时钟与纸本记录的方式，现在则有更多的选择，甚至可以透过实体与数位工具并用的视觉化管理，创造出更大的弹性、更有效率的追踪及改善。实体纸本有助于提高动机、加强记忆、而数位管控可以即时调整时间视角，进行快速回顾与事件比较，掌握所处环境的变化。

无论时代如何变迁，最常带来干扰的始终是我们的头脑。面对干扰的最佳方式就是加以接受、心平气和的处理；即使真的分心做了其它事也没关系。

下一个番茄钟会更好，放轻松吧！

原文出自《唐凤都爱用的「番茄钟工作法」是什么？善用番茄钟工作法，提高专注力、重新夺回生产力的主导权》

★本图、文经作者刘奕酉授权。刘奕酉，现任铂澈行销顾问策略长、简报．简单报创办人，2017年起成为知识型自雇者，专注于职人简报、逻辑思考与商业思维的研究、培训与顾问服务，至今已累计百场以上台湾百大企业培训与演讲，相关著作有《我用模组化简报，解决99.9%的工作难题》。