赚回4000万的简报技术！微软业务经理教你如何拿下合作机会

文／苏书平　图／大是文化、达志示意图

我的简报没有风格，想听什么就能变换出什么──摘录自《赚回4,000万的简报技术》

国内外很多的简报书或文章，都会提到一些标准化快速制作简报的方法，但我在微软却学到不一样的逻辑。

通常这种大型的跨国公司，总部都会先做好很多专业又美观的简报范本，员工可以自行上公司内部的网站下载来使用，这个概念很像网路上免费或付费简报模板，只要把这些简报稍微修改，就可以直接拿着这份简报和客户或主管沟通。

也许因为微软是一家拥有12万名员工的大公司，所以每个人都会针对这份固定格式的简报，做出属于自己的风格。

例如，日本的同事会把这种美式简报修改得更生动活泼，并简化配色，让我能以更直观的方式理解原本复杂的技术。或许这也与日本人出版的商管类型书籍，相较于西方人出的书更容易理解有关。

欧洲的同事则更重视细节，常会增加许多补充说明，这可能和欧洲人从小学习与做事方式有关。通常这些同事做事比较严谨，且喜欢问问题，所以过去我到美国出差，参加一些欧洲人比较多的会议分享时，常发现整场会议几乎没有简报，而是不断把客户的问题拿出来讨论。而台湾人做简报通常比较保守，走的是四平八稳的风格。

所以真正好的简报不是照本宣科，而是根据不同的沟通对象，重新诠释与设计。如果你想让自己的简报技巧更国际化、更专业化，多看看其他国家的工作者怎么做，也是一种好方法。

我在微软和另一家外商公司工作时，曾度过8年北、中、南垂直移动的高铁人生（还到北京、美国出差），一年至少要讲两百场简报，地点可能是在五星级饭店、度假旅馆，也可能是在客户会议室进行，这时我就必须加快练习「针对同一个产品，如何在一年内，用不同的简报方式、在不同的场合，对不同客户（及经销商）说明」。一旦简报场景改变，你的态度、沟通方式都应该随之变化。

这么多的经验当中，最特别的就是饭店简报，在饭店或会议中心做简报有别于在客户会议室内，现场空间非常大，有狭长型也有宽广型的。通常在这种大场地，你很难看到台下观众的眼神；而且每家饭店的会议厅，硬体设备会有差异，所以每一次上台前，你得迅速适应环境。研讨会结束后，还得回收参加者问卷，了解他们对产品的评价，这个过程往往伴随着很大的心理压力。

因此，简报配色的设计、字级大小选择，以及你的台风、语调，往往得等到当天上场前，依现场状况临时调整。

此类型的简报压力，主要来自于只要讲得不够好，马上就会失去很多商业机会，甚户，看看萤幕字级和颜色是否清楚。

一般来说，我的简报时段较常被安排在早上、午休前的一场，或是终场前的最后一场。这两个时段难度多半较高，因为你得专心听其他人讲完、一边观察现场台下观众的反应后，决定你要如何串场，将其他人的观点和你的简报结合在一起，这样研讨会的整个主题才会有连贯性。

同样是简报，线上与现场大不同

另外一种比较难的简报场景，是线上研讨会（webinar）。很多人以为，只要把现场用的投影片照搬到线上，就能轻松完成一场线上简报。但真正的高手知道：线上简报的规则完全不同。若你不了解这些差异，听众很可能不到五分钟就转身去回E-mail、刷讯息，甚至直接关掉视窗。

我常提醒学员：线上简报的本质不是「你在讲」，而是「他们愿不愿意留下来听你说」。因此，准备一场成功的线上简报，需要比现场更多的心思与技巧。以下是我这五年多总结出来的几个关键。

关键一、时间切割：把一场会议拆成「注意力单位」

线上听众的专注力，通常只有现场的一半。若你还想一次讲满一小时，效果只会大打折扣。我的建议是：每10分钟设计一个转折点，可能是一张提问投影片、一段短影片，或是一个即时投票。

想像你在「唤醒」听众，让他们重新投入。这就像在电影院里，每隔10分钟要有一个情节转折，才能抓住观众的眼睛。

关键二、镜头感：你的脸，就是投影片的一部分

在现场，听众会因为你站在舞台上而自然聚焦。但在远距会议中，你和简报同样都在萤幕上竞争空间。

保持眼神接触：尽量直视镜头，而不是盯着萤幕。这样听众会觉得你在看着他，而不是「低头念稿」。光线与角度：避免逆光，让脸部清晰；镜头略高于眼睛的位置最自然。表情管理：微笑不只是一种礼貌，更是一种信号，提醒听众「你值得专注」。

关键三、投影片设计：更简单、更视觉化

线上简报最大的敌人，就是「资讯过载」。听众的萤幕本来就拥挤，如果你还塞满文字，等于把他们推开。

少即是多：线上简报的文字要比现场文字减半，让观众听你讲，而不是看字。大图像、大对比：图片比文字更能瞬间抓住注意力。善用对比色与大图像，让讯息直接打到听众的眼睛。一张投影片，一个重点：不要想在一张投影片里讲五件事。记住，线上听众的耐心，比你想像中更少。

关键四、互动设计：把观众「拖进来」

远距简报最大的风险，就是听众「人在，心不在」。因此，互动设计至关重要。

开场就互动：不要讲20分钟才问「有问题吗？」一开始就来个投票或简单问答，能让听众进入参与模式。利用工具：Slido、Zoom Polling（按：前者为一简报互动工具，后者提供建立单选或复选投票问题）都是好帮手。即使只是一个「举手功能」，也能有效提升参与感。留白与提问：刻意设计一至两分钟的停顿，邀请听众透过聊天室回答或留言，这能让简报更「双向」。

关键五、备援与节奏：永远假设「会出状况」线

上简报不是舞台，而是战场。任何小小的技术意外，都可能打断你的节奏。

双设备备援：一台主电脑、平板或手机做后备。当主设备断线时，可立即接手。网路测试：提早10分钟检查音讯、画面、分享功能是否正常。计划B简报：准备一个「简易版本」的简报。万一主持人说「因为时间延误，你只剩5分钟」时，仍然能把核心讯息传达出去。

关键六、声音就是情绪：学会用声音「领场」

在线上，声音比现场更具影响力，因为听众眼睛常常被其他讯息分散。

速度要快一点：语速比现场快10%，因为线上的听众耐心很少。语调要有变化：单一声调会让听众很快失焦。刻意强调关键字，让人听见「起承转合」。记得重复重点：在线上，听众随时可能被讯息干扰、走神。所以，每隔一段落就帮他们「拉线索」—简短重申一次前面的重要观点，像是在织一张网，确保大家不会漏掉核心讯息。

现场简报靠的是气场与互动，而线上简报靠的则是体验设计。你要让听众感觉到留在这里听你说，是值得的。

【推荐书籍】

书名：赚回4,000万的简报技术

作者：苏书平

简介：前台湾微软、VMware资深业务经理、超过700家企业内训与顾问辅导经验、先行智库董事长暨执行长。

出版社：大是文化