细数在家和在办公室开视讯会议的5大不同

图、文／Logitech提供

新型冠状病毒来势汹汹，在饱受疫情肆虐的国家或地区，大量企业被杀个措手不及，越来越多公司开始实施在家工作来防疫，以减低病毒扩散的风险。远距的视讯会议的需求日渐增加。究竟在家视讯会议与办公室视讯会议有何不同呢？

1. 视讯会议前的准备时间及预约会议成功率一般上班族的上班时间为早上9时到下午6时，家住较偏远的员工几乎每天平均的通勤来回公司时间至少一小时或以上，若在家工作便可以节省交通时间，工作时间可由自己安排，变得更有弹性，因此用于准备视讯会议的时间更多，使会议资料更充足、令会议更顺利进行。另外，由于没有了会议室的使用限制，在家预约开视讯会议的成功率也会比在办公室高。

2. 支援视讯会议的软体及设备这波疫情改变了人们的生活方式，近来很多公司已将面对面的会议改成远距的视讯会议，暂时市面上的远距视讯会议软体有Google Meet、Microsoft Teams和Zoom会议等。无论你是在家或在办公室开视讯会议，都会对这几款软体比较熟悉。不同的是，在办公室开视讯会议，公司会为员工提供基本设备，例如手提电脑、音响设备、耳机麦克风同适用于专业工作室的PTZ摄影机等，另外必会有一个稳定的网路；而在家的话就需要自备设备及只有普通的网路摄影机。另外，在家视讯会议很容易会遇上突如其来的技术问题如「网络速度变慢」、「视讯软体／app出现问题」、「电脑当机」等需要自己费劲去解决，甚至影响会议品质。但这一切在办公室里却并不是一个问题，都是可找到公司其他部门同事帮忙解决的。

3. 工作效率及生产力理论上来说，远距工作或者在家开视讯会议少了上司的督促，员工就可能做事极不专心。但研究指出，比起照常进办公室的员工，在家工作或开会者的生产力更高。主要原因是，同事之间不会因为互相干扰而分心，加上工作地点不受限，没有办公室的规矩，工作环境舒适自在；另外在家工作或开会会减少人与人近距离接触，减低传染疾病风险，保持身体健康。从而提高工作效率及生产力。

4. 视讯会议的环境无论你是在家还是在办公室开视讯会议，均需要打理一下个人仪表，尽量穿简单干净的服装，也要稍微整理一下自己开会的空间。一般办公室的环境都是专业简约的可直接开会议；而在家开视讯会议会涉及个人隐私，房间太乱或是周遭物品太多，容易让其他成员分心，也可能留下不好的印象，如果真的来不及收拾的话可以在视讯会议软体中选择虚拟背景代替，尽量选在不会有噪音干扰的地方。如果周遭真的太吵（例如家中有幼儿），可以在自己不发言的时候先关掉麦克风，以免扰乱会议进行。

5. 会议后工作跟进想要会议有所成效，就一定要做好跟进工作。在办公室开会，会后可以随时找同事讨论会议内容，跟进工作；若在家中开会，会议解散后同事之间想要做到随叫随到就比较困难。所以在家中开会更加要在会议中列明需要跟进的工作，并认真做好记录（文字或录影），会后分发给每一位同事，做到没有遗漏。

结语总结来说，疫情仍然不稳定，未来使用视讯会议的机会还有，不论在家还是在办公室开视讯会议，都有很多不同之处，两者当中有好也有不好，但只要我们好好打造自己喜欢的工作环境与氛围，运用这些好处安排简单的计划、遵守合理的纪律、抓紧重要的时机，你便可以为成功铺路。