二、影响有效沟通协调的因素
目前在公务活动中影响有效沟通协调的障碍包括下列因素：
1．个体因素
认知上的差异是有效沟通协调的主要障碍之一。沟通协调是观念、思想、知识的分享过程。当我们想要将这些信息与他人分享的时候，就会把信息转换成对他人有意义和能了解的符号或文字。在转换的过程中，我们会将过去发生的事件、经验，现在的动机和对未来的预期等作为参考，而接收者也会依赖自己的一个特别的参考框架来解读这些信息。接收者将处理和分辨信息，而不是简单地对事件本身作出反应。当人们相互间的参考架构和解释判断的认知越相似，沟通协调也就越容易进行。但事实是，我们不是都按相同的方式获取和判断信息的，即使是面对相同的信息，也可能按不同的方式挑选、组织和理解。在组织沟通协调中，认知特点和认知程序非常重要。
所有的工作信息归根结底是由人来传递的，人们由于认识和精力的局限难免会产生对信息的误解和偏差。在国家机关中，为了履行国家职能，等级制和纪律是必不可少的。但是机关的各级部门及人员需要向上负责，并有不同的部门利益，同时要靠上级的赏识方能得到晋升。他们常常对自己上级的需要和看法十分敏感，表现出一种难免的倾向，总是倾向于把那些中听的或对他们自己部门有利的信息告诉领导。
2．人际因素
人际因素主要包括沟通协调双方的相互信任、信息来源的可靠度和发送者与接受者之间的相似程度。信息传递不是单方面，而是双方面的事情，因此，沟通协调双方的诚意和相互信任至关重要。上下级间的猜疑只会增加抵触情绪，减少坦率交谈的机会，也就不可能进行有效的沟通协调。信息来源的可靠性由下列四个因素所决定：诚实、能力、热情和客观。可以说，信息来源的可靠性实际上是由接受者主观决定的。就个人来说，对上级是否满意很大程度上取决于他对上级可靠
性的评价。就团体而言，可靠性较大的工作单位或部门比较能公开、准确和经常地进行沟通协调，它们的工作成就也相应地较为出色。
沟通协调的准确性与沟通协调双方间的相似性有着直接的关系。沟通协调双方特征的相似性影响了沟通协调的难易程度和坦率性。沟通协调一方如果认为对方与自己很接近，那么他将比较容易接受对方的意见，并且达成共识。相反，如果沟通协调一方视对方为异己，那么信息的传递将很难进行下去。另外，沟通协调的效果与沟通协调风格有关。沟通协调风格与人的个性、价值观、认知水平、文化背景等有一定的联系，是在公务活动中逐渐形成一种习惯性的沟通协调行为方式。机关人员正确认识自己的沟通协调风格是做好行政沟通协调的第一步。在日常公务活动中，机关人员及领导习惯于使用某种沟通协调方式，用这种方式进行沟通协调，会使其感到得心应手，游刃有余，并逐渐发展成为一个人的沟通协调风格。沟通协调风格不同的人在一起工作，如果彼此不能协调与适应，那么不仅不能有效沟通协调，还会造成无谓的冲突，阻碍工作的进行。
3．组织因素
第一，组织结构不合理。组织结构不合理主要由以下几个方面造成：组织设置缺乏明确的目标；职责不明、缺乏统一指挥，多头领导和政出多门；管理幅度和层次不适中，机关机构庞大和层次繁多；在授权方面的工作不得力，机关领导某些权力该下放的没下放，而且缺乏授权的灵活性。
第二，沟通协调环境的影响。组织的沟通协调环境分为外在环境和内在环境。组织的内部环境是公务沟通协调的决定性环境，包括物质条件、制度条件和人群关系，其中人群关系是影响公务沟通协调的主要因素，如不良的人际关系、非正式群体带来的消极影响及组织摩擦等都会极大地阻碍公务沟通协调。机关组织的外部社会环境必然会对组织目标和价值、结构系统、技术系统、管理系统和社会心理系统产生直接和具
体的影响，从而影响组织的内部环境和公务沟通协调的形式。
研究表明，地位的高低对沟通协调的方向和频率有很大的影响。地位悬殊越大，信息越趋向于从地位高的流向地位低的。事实清楚地表明，地位是沟通协调中的一个重要障碍。一般来说，信息通过的等级越多，到达目的地的时间就越长，信息失真也越大。这种信息连续地从一个等级到另一个等级时所发生的变化，称为信息链传递现象。环节过多，容易引起信息损耗。传达和汇报是我们经常使用的沟通协调方式，但每经过一次传达就多一层丢失和错误。
4．技术因素
技术因素主要包括语言、非语言暗示，媒介的有效性和信息过量。
大多数沟通协调的准确性依赖于沟通协调者赋予字和词的含义。由于语言只是个符号系统，本身没有任何意思，它仅仅是我们描述和表达个人观点的符号和标签。每个人表述的内容常常是由他独特的经历、个人需要、社会背景等决定的。因此，语言的文字极少对发送者和接受者双方都具有相同的含义，更不用说许许多多的不同的接受者。语言的不准确性还不仅仅表现在对符号的不同理解，而且它能激发各种各样的感情，这些感情可能又会进一步歪曲信息的含义。同样的字词对不同的团体来说，会导致完全不同的感情和不同的含义。
领导者十分关心各种不同沟通协调工具的效率。一般来说，书面和口头沟通协调各有所长。书面沟通协调常常用于传递篇幅较长、内容详细的信息。其优点是：为读者提供适合自己的速度、用自己的方式阅读材料的机会；易于远距离传递；易于储存并在作决策时可提取信息，因为经过多人审阅所以比较准确。口头沟通协调适合于需要翻译或精心编制才能使拥有不同观念和语言才能的人理解的信息。其优点是：快速传递信息，并且希望立即得到反馈；可传递敏感的或秘密的信息；可传递不适用书面媒介的信息；适合于传递感情和非语言暗示的信息。
（本章完）