商业e-mail不是写作文！秘诀是KISS
初出道时，怀着满腔的「热血」，准备着商业文书大全、加上自认还可以的英文作文能力，要在跟国外厂商的商业书信上大显身手，没想到第一封回函的草稿就被我的老板泼了一盆冷水说，「写商业书信不是写作文！」
▲写商业email要记住，KISS : Keep It Short & Simple!（插画／Moe）
写商业书信不是写作文！
当时，我有如被棒喝，愣了一会才开始揣摩老板的口令。他告诉我，商业书信最好分重点回答，像是做联考考卷，分主题回答：主题1，主题2，主题3…；要把握的原则，简单说就是KISS：Keep It Short & Simple。
当年学到的这个原则，直到现在还在使用，我也时常跟公司同事说这个简单好用的原则，只是商业书信改成了「电子邮件e-mail」。
E-mail是商业往来上很基本也很必须的工具，但要让这个工具确实好用，就要了解写信的目的、要表达的重点，在信中充分表达即可，不用去想要用哪一个英文单字比较优美，一定要写多少字，这不是大学学测作文题，一百字可以说完的，就不要用超过一百字写出，要完全像联考问答题作答一样，以简洁、清楚、具体及完整为原则；而且用字越简单越好。
举例来说，与其用participate in，不如用attend；用take the place of，不如用replace来得简洁清楚。也就是多用多益单字，少用托福单字。
当年我的老板为什么要如此说？道理很简单，商业往来要确认的是1.金额，2.品质，3.交货时间，4.分项数量…等非常实际的内容，不用咬文嚼字。写信的目的就是要确认双方的认知是否有差异，寻找关键资讯。而这些内容，通通要分点说明才清楚！
所以我写商业e-mail，不是用传统文书的分段方式，而是用分点回应！别怕分点，我曾经回过一封mail，一共分了快20点！
KISS : Keep It Short & Simple!
因此写e-mail不是写作文，1.有话请直说，用字要简单！2.一点一点，分点说，最明白！
※ Ben's英语随身字
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※ Ben's 商业英文e-mail写作要点
1. 传达的讯息要精确(X) My flight will arrive at 4 pm.(O) My flight (CI802) will arrive at 4 pm on Tuesday, October 7.
2. 丢掉复杂句型，简短清楚才是王道(X) Please advise whether it is possible for your sales manager to come to our store on June 11 for a short discussion with our senior manager on this issue.(O)It would be helpful if your sales manager could have a short meeting with our senior manager. Is next Monday afternoon good for you?
3. 别再使用陈腔滥调或过时的文法(X) Should you require any further clarification, please do not hesitate to contact me.(O) Please give me a call if you have any questions.
4. 使用最简单易懂的字汇(X) The above-mentioned items will be dispatched to your delivery address next week.(O) These goods will be sent to your address in New Jersey next Tuesday.
5. 适度使用第一人称制造亲切感(X) You can expect the problem to be solved in no time.(O) I'll be pleased to help you sort out this problem as soon as possible.